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kaaaaawaのブログ

はたしてこれはブログなのか?

説明が下手な人は決まって「あれ」ができていない!

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 世の中には、わかりにくいモノがたくさんある。

何かの契約になると、パンフレットから約款まで「※印」で書かれた注釈が山ほどある。見るだけでうんざりする。

注意点を網羅しないといけないのはわかるが、消費者からすればタメ息をつくレベル。

まあ、あとで文句をつけてくる人がいるので、細かく記載するのは間違いではない。

では、「わかりやすい」と結局何なのだろうか。

本日は、私なりの「わかりやすさのコツ」を書いてみようと思う。

結論言うと、わかりやすさのコツとはいかに省くかである。本当これにつきる。

省くことができていない人は説明下手が多い。

丁寧なのか、自慢なのか、臆病なのか、詰め込み過ぎるから対象物が見えにくくなる。

抽象化は、仕事はもちろん生活にも必要な能力なので是非身に付けたい。

具象化と抽象化のバランスが大切

 物事を具体的に考えたり、発言することは非常に大切なことだ。

例えば何かのトラブルが起きた際には、問題を具体的に分析し打ち手を考える。

問題がフワフワしている状態では良い解決方法を出すことはできない。

つまり、問題解決をするには、問題を具象化して前提を明確にする必要があるというこ。

しかし、発言をする場面では具体的すぎるのも良くない場合がある。 

例えば、仕事で上司に何かを報告する場面でこんなことがないだろうか? 

  • ダラダラと蛇足をしてしまい、結論は何?と言われた
  • 構造的になりすぎて、具体的に話せ!と言われた

この2つは典型的に偏った例で、日常で頻繁によく見かける。

具体的に言えば結論を問われ、抽象的に言えば報連相が足りないと言われる。上司は難しい生き物だ。

仕事をするうえでは、結論を要約する能力と具体性が求められる。

つまり、抽象化と具象化の絶妙なバランスが大切ということ。

資料作成も省きましょう

 相手に何かを伝える時は、いかに省略して抽象的に表現できるかが重要になる。

多くの人は、何かを話したり伝える時には、具体性が欠けてないかが気になりついつい言葉で補足をしてしまう。

会議の資料で一度は見たことがあるかと思う。文字とグラフがびっしりの資料。

「では、資料2の①をご覧ください」などと、うんたらかんたら資料を読み見上げ始めたらもう最悪。眠くなる。

資料を作成する時は三つを意識する。 

  1. 結局何が言いたいか
  2. そのために、どれが省けるか
  3. 言葉では無く、図解を活用しよう

商品会議なのか、プレゼンなのか、経緯説明なのかシチュエーションで異なるが、ベースの考え方としておさえておきたいポイント。

文字グラフびっしりさんは、モレなく完璧と思っているかもしれないが、「書いてることを読むのであれば黙って渡すだけにして」と私は思ってしまう。

つまり、資料は伝えるためのフックとして使うのが効果的なのである。(場面によるが) 

わかりやすいとは、「一目で、一言でわかる」と言っても過言ではない。 

日常には抽象的なモノがいっぱい

 日常には抽象化されたモノがたくさんある。生活をしている中でよく活用する二つを紹介する。 

  1. 電車の路線図
  2. 企業の決算書

1)大阪環状線てわかりやすい

 大阪には環状線という一周で繋がれたJRの路線がありる。東京で言うところの山手線だ。大阪駅が頂点にありちょうど真下に天王寺駅がある。 

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実際のところはこんなに丸ではないし、駅の間隔も等間隔ではない。

ではなぜ、きれいな丸で等間隔で記されているのか?

路線図は何の目的があって存在しているのかを考えれば答えは簡単。 

ずばり、道しるべをするためだ。目的地までのイメージがおおよそ付けばいいぐらい。

例えば、リアルな路線図、リアルな間隔と道路、建造物などを具体的に表した航空写真みたいなモノが切符売り場にあったとしたらどうだろうか。吐き気がする。 

丸で等間隔それ以外はないから、目的地までのイメージが着き易いのである。 

2)企業の決算書てわかりやすい

 企業にはBSやPLという決算書が存在する。

これも何が目的かと言えば「キャッシュフローの把握」であり、どんだけお金が入って、どんだけ出ていったのかお金の流れを知ることが目的である。 

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これに企業の雰囲気や社員のモチベーション、経営理念などが記されていたとしたらどうだろう?

投資家は予測を立て投資をすることができないはず。雰囲気なんてものは数値化できない。

社員のモチベーションなんて紙やデータベースではわからないし、予測を立てるうえで邪魔になってくる。

伝えたいことをリスト化して厳選する

 何かを伝える時や表現をする時には、その対象物の本質(根本)をしっかり理解したうえで、「この情報は無くても良い」と省くことが大切である。

  1. 伝えたいことの本質は何かと考える
  2. 一言でいうならば○○と表す
  3. 必要な情報、不必要な情報を切り分ける
  4. 不必要に分けた情報は切り捨てる
  5. 俯瞰でみて抽象的すぎれば、「不必要な情報」の中の上位を肉付けする

これである程度は、スッキリした内容になるはず。

重要なのは「勇気を持って切り捨てる」ということ。

話したいことが10個あるとすれば、最も伝えたい3個に絞る。

絞るためには、対象物の理解が必要なので「一言でいうならば」をキーワードに対象物を考えてみる。

詰め込み過ぎは良くないと、頭では理解していてもついつい補足を加えてしまう。指摘を恐れて具体的にするのは気をつけたい。

また、デザインなどのアーティスティックなものも厳選された美しさがあるように感じる。デザイン業界などには精通することなのか?