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kaaaaawaのブログ

はたしてこれはブログなのか?

超簡単!すぐ真似できるプレゼン資料の作り方

仕事 仕事-能力

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 温かい春が過ぎ去り、くっそ暑い夏がやってきましたね。今年の夏は家にこもらず外に出かけてみようと思います。

新卒で入社された方、調子はどうですか。もう仕事に慣れてきた頃ではないでしょうか。入社4カ月目ということは、先輩社員との同行も少なくなり、独り立ちをする頃でしょう。

これからのご活躍とご発展をお祈りしています。

さて、今回の記事の内容ですが、私が実践している資料作りの方法をご紹介しようかと思います。

プレゼン資料や会議資料を作る際、上手く作れないときはありませんか。もしくは、作成に時間がかかってしまったり、終了後イマイチな反応だったりはありませんか。

資料作りはコツさえ掴めばサクサク簡単に作れてしまいます。資料作りにお悩みの方は是非ご覧になってみてください。

資料はあくまでツールの一つ

 よく見かける資料で、文字びっしりの物があります。見るだけでゾッとしますね。資料というのは話し手が活用するツールであって、文字を書いてそれを読み上げるだけではいけません。

ではどうするのかというと、資料に出てくる文言、図解はただの目印だと思うことです。

話をするうえで理解を促進させるために、資料にキーワードを入れるといったところです。プレゼンが分かりにくいと悩んでいる方は、「主役は自分」という原点に立ち返り、文字を捨ててみましょう。

ルールを作っておく

 何に関してもそうなのですが、ルールや法則を作ることが資料作成の骨組み形成で一番重要なことです。

決まりはとくにありませんが、自分なりのルールを設け作成するようにしましょう。(決まりはないが良い組み合わせはある)

  • 文字:メイリオ
  • 文字サイズ:大/40 中/32 小/14
  • 文字カラー:薄い黒
  • メインカラー:濃い緑
  • サブカラー:薄い緑
  • 強調カラー:オレンジ
  • 色付き図形:枠線なし
  • 色なし図形:枠線あり
  • 図形枠線:0.5pt

 私はこんな感じでしょうか。後は、図形の配置ルールや写真の扱いなど統一感を持つように心がけています。

これをするだけで、資料の質が格段に上がります。

資料作りのプロセス

 まずは、作業に取り掛かる前に事前準備としてプロセスを理解しましょう。

  1. 対象者やテーマを決める
  2. 何を伝えたいか、終了後どうなって欲しいかを考える
  3. 話の筋を作る(目次)
  4. 目を引くコンテンツを入れる
  5. いったん作る
  6. 文字(修飾語など)を捨て、図形で抽象化
  7. スライドショーで流れ確認
  8. 再度修正
  9. 7-8の繰り返し

資料を作るにあたって絶対にやってはいけないことがあります。

それは、いきなりパソコンとにらめっこすること。考えながらパワーポイント(keynote)を使って作成していては完成までに時間がかなりかかります。おすすめは、紙に図案のラフ画を描き出してみることです。

さっそく活用してみましょう

 私が実践しているのが、ノートに四角の枠をいっぱい書いておいて、その中にスライドの図案イメージを描いていく方法です。

この方法で作成すると時間短縮が可能ですし、クオリティーが格段に上がります。

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実際使用しているノートを公開したいのですが、情報漏えいになってしまうので、私がよく使用する図解をご紹介します。

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f:id:kaaaaawa1:20151224160624j:plainこのように、何となくやイメージのままでも良いので、紙におこすことが重要です。また、作成時のルールを設けることも重要です。スライドごとに文字サイズや配置の法則が違う方はルールを作りましょう。

実際の私の使い方としては、いったん図案を描いてみて、何か違うなと思えば×をして違う枠に描いていきます。何のどこがダメだったかも履歴として残るので、クオリティーが上がるわけです。

頭の中だけのイメージで業務にとりかかると、「作って→消して→作って→消して」と作業がはかどりません。

上記のように、自分が頻繁に使用する図解を書き留めておくだけでも効果的だと思います。自分が得意とする図解を増やしていきましょう。

いかに省くかを考えよう

 ルールを決め、テーマなどを考え、図案を紙に書けば、あとは内容を省いていくだけです。

10伝えたいことがあるならば、スライドに入れるのは2か3くらい。わかりやすいというのは要点を絞るということで、これができないと聞き手は嫌気がさします。

できない営業マンは省くことが下手な人だといっても過言ではないです。何を一番伝えたくて、相手に何をして欲しいのか、これが見つかれば思いっきってそれ以外を省きましょう。

残りは自分の口から話せばいいです。話下手な方は会議室を予約して一人で練習しましょう。(ちなみに私は、誰も居ない会議室で練習をしまくります)

自分の資料は文字ばっかりだな。と感じる方は文字を消すか、図形にしてまとめるかしてみてください。きっと良い資料になるはずでしょう。

Officeは練習しましょうね

 Word、Excel、PowerPointはできるにこしたことがないです。というか、できなければ話になりません。

新卒の方はこれから様々な資料を作ると思います。時間があれば練習しておいたほうがいいですよ。

ちなみに私はExcelがあまり得意ではなくて、「COUNTIF」や「IFERROR」ぐらいしかできません。

勝手にアップデートされたWindows10に振り回される日々を過ごしています。(半分キレてます)

日々便利になっていく中で置いてかれないように勉強するしかないですね。頑張りましょう。 

以前は無印良品から4コマのノートが販売されていたのですが、今は販売を中止されているみたいです。再販してくださいよ。

ありました。これ買いだめ必須ですよ。